Il y a deux cas de figure lorsque vous reprenez la comptabilité :

1. La reprise de la comptabilité se fait en même temps que le démarrage de l’année fiscale

2. La reprise de la comptabilité se fait en cours d’année fiscale. 

Dans les deux cas il faudra procéder à l’import de la balance des comptes de bilan et de compte de résultat à la fin de l’exercice précédent. 

Il faut au préalable comprendre certaines particularités du logiciel comptable d’Odoo:

• Pas de clôture ni d’ouverture d’année fiscale à faire, tout est réalisé en automatique. Par exemple toutes les balances ouvertes pour les comptes clients et fournisseurs sont automatiquement reportées dans la nouvelle année fiscale sans modification aucune.

• La balance du compte de résultat est automatiquement reportée dans le bilan pour équilibrer l’actif et le passif durant l’année fiscale

1/ Commencer la comptabilité à partir d’un nouvel exercice comptable

1.1 La configuration de base dans Odoo en V11: 

• Installer le plan comptable (se fait automatiquement sur base du pays sélectionné lors de la création de la base de données)

• Configurer les données de la société dans Configuration > Utilisateurs et sociétés > Sociétés > Tout encoder

• Configurer les comptes bancaires dans Comptabilité > Configuration > Comptes bancaires => cela crée également le journal de banque associé

• Configurer la période fiscale dans Comptabilité > Configuration > Configuration > Périodes fiscales > Dans “dernier jour” mettre le dernier jour de la période fiscale de la société en question

• Configurer les comptes du plan comptable : Par défaut, Odoo installe le plan comptable de la localisation sélectionnée lors de la création de la base de données

• Configurer les comptes du plan comptables : Si nécessaire, ajoutez les comptes manquants qui sont propres à la société avec laquelle vous travaillez. Pour ce faire, la meilleure pratique est de reprendre un compte semblable à celui que vous souhaitez créer et le dupliquer afin d’avoir un compte de même type. Vous pouvez également vérifier la configuration par compte par rapport au lettrage.

=> ceci peut également être fait via un import mais il faut être attentif d’avoir comme configuration minimale le type de compte correct, l’autorisation du lettrage, le code et le nom

1.2 La préparation des données pour le démarrage de la comptabilité

Rmq: De manière générale dans Odoo, il faut retenir que contrairement à d’autres systèmes, il n’y a pas de report des à nouveaux dans Odoo. Odoo ne nécessite pas d’action supplémentaire pour clôturer une année fiscale car tout se fait automatiquement sur base de la date de fin de période fiscale. Ceci est parfois difficile à comprendre pour certains comptables car ils ont pour habitude de devoir faire le report eux mêmes. Dans Odoo, comme le système sait quelle est la date de fin de période, il reporte automatiquement toutes les balances ouvertes pour les comptes clients et fournisseurs. En effet, si au 31/12 un client vous doit encore de l’argent, Odoo sait que ce client vous doit encore de l’argent, il reporte donc cela la période fiscale suivante. On entre donc l’information une seule fois en disant que le client nous doit de l’argent. Il ne faut pas reporter cette information d’une année à l’autre plusieurs fois dans le système. Tant que ça n’a pas été payé, nous aurons l’information. 

• Récolter auprès du client les données concernant les factures clients ou fournisseurs qui seraient encore ouvertes => créer une ou plusieurs écritures pour ces comptes de tiers en indiquant de quel client ou fournisseur il s’agit dans la colonne “partenaire”. 

• Récolter auprès du client les données la balance des comptes généraux au 31/12 => passer une OD (ou plusieurs OD en fonction des types d’opérations comptables) pour rendre compte de la situation comptable à la fin de l’exercice précédent. Il est donc important de passer l’écriture également au 31/12 de l’année précédente. 

• Tout ce qui est au “Bilan” et qui n’est pas une compte client ou fournisseur, on importe la balance au 31/12

• Tout ce qui est au “Compte de résultats” (donc les comptes de produits et de charges), on importe pour avoir un Bilan équilibré au 31/12 afin d’avoir le report du résultat de l’année fiscale dans le bilan de façon automatique.

=> tout ça peut être fait dans la même OD ou dans plusieurs

2/ Commencer la comptabilité en cours d’exercice comptable

2.1. La préparation

• Suivre la configuration présentée à la section 1.1

• Définir avec le client une date à laquelle il va commencer à utiliser Odoo pour sa comptabilité. 

• Se référer à la méthodologie présentée en 1.2 MAIS en tenant compte du fait qu’il va falloir combler le “GAP” entre le début de la période fiscale en cours et la date de démarrage de la comptabilité dans Odoo. 

2.2. Combler le GAP 

• Il faudra encore faire la réconciliation des écritures qui ont été passées après la date qui a été convenue comme date de démarrage de la comptabilité dans Odoo. 

• Utiliser la comptabilité de façon classique dans Odoo à partir de la date de démarrage. 

• Si on a importé la balance au 31/12 et que nous sommes le 01/04 lorsqu’on démarre dans Odoo, alors il faudra encore importer toutes les opérations entre le 01/01 et le 31/03. Néanmoins, ceci reste à déconseiller car cela prend du temps et peut générer des erreurs mais vu qu’on ne dispose pas toujours de l’information, dans ce cas là cela pourrait être fait.